Meeting-Müdigkeit ist ein Phänomen, das sich seit dem Massenumzug ins Home-Office unter Wissensarbeitern breit gemacht hat.
Ein Journalist hat dafür sogar das Wort „Zoom Fatigue“ vorgeschlagen. Das eigentliche Problem sind jedoch weniger die digitalen Meeting-Tools wie Zoom, sondern vielmehr die oftmals vorherrschenden, ineffizienten Meeting-Strukturen.
Und genau an diesen Punkten müssen Unternehmen ansetzen, um mehr Produktivität und Spaß in Online-Meetings zu bringen. Letztlich ist das auch ein wirtschaftlicher Faktor: Das Unternehmen Doodle bezifferte 2019 die durch unproduktive Geschäfts-Meetings verschwendeten Gehaltskosten auf 65 Milliarden Euro pro Jahr – allein in Deutschland.
Es ist also höchste Zeit zu prüfen, ob Sie die folgenden Tipps bereits beherzigen, wenn Sie Ihr nächstes Online-Meeting vorbereiten.
1. Stellen Sie nicht nur die Teilnehmer, sondern auch deren Verantwortlichkeiten vor
Eine Vorstellungsrunde zu Beginn eines Meetings ist obligatorisch. Insbesondere wenn Sie ein funktionsübergreifendes Meeting oder ein Gespräch mit Personen organisieren, die normalerweise nicht zusammenarbeiten, sollten Sie zu Beginn ein wenig mehr Zeit für die Vorstellung der Teilnehmer einplanen.
Oft wird dabei vergessen zu erwähnen, warum die Teilnehmer dabei sind. Das ist aber wichtig, um Zuständigkeiten und Erwartungen zu klären. Zudem erhalten die Teammitglieder die Möglichkeit, Synergien und Überschneidungen festzustellen. Das wiederum kann dazu beitragen, die Aufgaben, die im Meeting besprochen werden, schneller zu erledigen.
2. Brechen Sie zu Beginn das Eis
Wenn wir uns in Online-Meetings einwählen, stehen wir oft unter Zeitdruck und haben zudem keine Möglichkeit, uns auf das, was kommt, wirklich einzustellen. Grund dafür ist der fehlende Vorlauf, wie er bei persönlichen Meetings üblich ist, etwa durch den Raumwechsel. Geben Sie daher den Teilnehmern zu Beginn die Zeit, sich auf das Meeting einzustellen und alles andere hinter sich zu lassen, was sie gerade getan haben. Das geht zum einen über Small-Talk, noch besser aber ist es, wenn Sie speziell für dieses Meeting einen „Eisbrecher“ vorbereiten, der die Teilnehmer auf einer persönlichen Ebene einander näher bringt.
Bei Team-Building-Meetings sind Eisbrecher ein Muss und dürfen dann ruhig die ersten zehn bis 15 Minuten einnehmen. Beispiele für Eisbrecher-Fragen sind etwa „Was ist Ihr ungewöhnlichstes Talent?“ oder „Wenn Sie bis ans Lebensende nur noch ein Nahrungsmittel zu sich nehmen dürften, welches wäre das?“. Mehr Anregungen für Eisbrecher-Fragen gibt es hier.
3. Legen Sie das Ziel des Meetings fest
Sie haben das Ziel des Meetings auf Ihrer Agenda vermerkt, aber gehen Sie nicht automatisch davon aus, dass auch alle anderen Teilnehmer es parat haben. Und selbst wenn, sollten Sie noch einmal sicher gehen, dass wirklich alle dasselbe unter dem Ziel verstehen.
Sagen Sie also ganz klar, was Sie im Laufe des Meetings beziehungsweise als Endergebnis erreichen wollen. Das mag banal klingen, aber denken Sie bitte kurz zurück: Wetten, dass in mindestens einem Ihrer letzten drei Online-Meetings das Ziel nicht jedem klar war?
4. Schlagen Sie strukturierte Aktivitäten vor
Für konkrete Fragestellungen empfiehlt es sich, einen Struktur für vorzugeben innerhalb der ein Ergebnis erarbeitet wird. Mit einer "Start, Stop, Weiter"-Matrix kann ein Team beispielsweise schnell herausfinden was es zum Beispiel beim nächsten Team-Buiding Event, neu angehen, stoppen oder fortsetzen will. Mit dieser Matrix kommt man definitiv schneller voran, als mit der Fragen „Hat jemand Ideen für das nächste Team-Buiding Event“.
Dieser Ansatz kommt aus dem agilen Projektmanagement und wird klassischerweise am Ende eines agilen Sprints angewendet. Aber auch nach Abschluss eines Projektes oder Quartals kann es sinnvoll sein, um sich für bevorstehende Aufgaben zu sortieren. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um zu erklären, wie diese Struktur funktioniert, damit sich alle über den Ablauf im Klaren sind. Mehr Informationen und Anregungen zu dieser Methode finden Sie hier.
5. Vermitteln Sie Inhalte durch interaktive Elemente
Wenn wir reden, benutzen wir durchschnittlich 125 Wörter pro Minute, aber wir können Informationen viel schneller verarbeiten - 400, 500, sogar 600 Wörter pro Minute. Sollen die Leute in einem Videoanruf wirklich verstehen, worüber Sie sprechen, helfen Sie ihnen dabei, indem Sie interaktive Elemente einbauen.
Angenommen, Sie versuchen, im Meeting gemeinsam Ideen zur Steigerung des Unternehmenswachstums zu entwickeln.
Anstatt Ihr Team mit Informationen zu überfrachten und dann darauf zu warten, dass jeder Teilnehmer eine Idee ausspricht, können Sie das Ganze in eine Aktivität umwandeln:
- Lassen Sie die Teilnehmer ihre in aller Ruhe Ideen auf Haftnotizen aufschreiben und diese an einem Whiteboard - oder Online-Whiteboard - aufhängen.
- Jeder kann dann die Ideen der anderen lesen, eigene Ideen ableiten und weitere hinzufügen.
- Bitten Sie das Team, über die Lieblingsideen abzustimmen. Falls Sie ein virtuelles Whiteboard nutzen, können sie Emojis oder andere Symbole verwenden, um auszudrücken, welche Ideen das Team am besten findet.
Auf diese Weise müssen nicht alle warten, bis jede Person ihren Beitrag abgeliefert hat. Dadurch wird ein Brainstorming mit 10 Personen in 10 Minuten realistisch - eine beträchtliche Zeitersparnis.
Ein weiterer Vorteil dieser Methode ist, dass sich auch Teammitglieder einbringen können, die nicht so gut darin sind, sich Redezeit zu erkämpfen. Nicht selten kommen die besten Ideen von eher zurückhaltenden Teammitgliedern.
6. Bereiten Sie Diskussionsanregungen vor
Neben Aktivitäten ist das Stellen von Fragen eine der einfachsten Methoden, um das Team zu Diskussionen und Zusammenarbeit zu bewegen. Stellen Sie Fragen, über die das gesamte Team nachdenken kann, oder bitten Sie bestimmte Teilnehmer, sich mit ihren Ideen einzubringen.
Dabei geht es nicht darum, die Teilnehmer in Zugzwang zu bringen, sondern Wege zu finden, auch den weniger extrovertierten Teammitgliedern das Wort zu erteilen. Ziel ist es, dass sich nicht nur die sehr eloquenten Teilnehmer, sondern wirklich alle gleichermaßen einbringen können.
7. Sorgen Sie für ein einprägsames Ende
Genauso wie Sie sich zu Beginn Ihres Meetings überlegen, was die Kollegen denken und wie sie sich fühlen sollten, um produktiv und gut gelaunt zu starten, sollten Sie das auch am Ende des Meetings tun. Hier bietet es sich an, eine starke Schlussfolgerung zu formulieren, wie: "Wir halten Folgendes fest" oder "Wir werden XYZ tun."
Nennen Sie zum Abschluss noch einmal alle Entscheidungen, die getroffen wurden und geben Sie eine Zusammenfassung dessen, worauf sich die Teilnehmer des Meetings geeinigt haben. Am Ende des Meetings sollten die Leute idealerweise mehr Energie als zu Anfang haben. Sie sollten die Vision des Teams verstehen und erpicht darauf sein, ihren Teil dazu beizutragen.
Das Einholen von Feedback ist ebenfalls eine gute Möglichkeit, das Meeting zu beenden. Wenn Sie z. B. ein interaktives Meeting veranstaltet haben und feststellen möchten, ob es nützlich war, bitten Sie das Team um Rückmeldung. Sie können zum Beispiel Reactions in Miro dazu verwenden, um ein Gefühl dafür zu bekommen, ob es den Teilnehmern gefallen hat oder nicht. Aber auch eine kurze Feedbackrunde mit anschließender Verschriftlichung der Beiträge ist möglich.
Schauen Sie sich abschließend die anstehenden Meetings genau an, insbesondere die ständig wiederkehrenden. Sind diese immer noch produktiv und wichtig, oder haben sie sich in Zwangsveranstaltungen gewandelt? Wenn Sie Meetings identifizieren, die nicht so wichtig sind, sollten Sie deren Häufigkeit reduzieren oder sie ganz streichen, denn überflüssige Meetings werden auch mit den oben genannten sieben Tipps nicht sinnvoller.
Danke an Anna Boyarkina (Head of Product bei Miro) für den Beitrag. Falls ihr mehr über das Unternehmen und die offenen Stellen lernen wollt, schaut mal hier vorbei:
München https://miro.com/careers/?hub=Munich&dep=All
und Berlin: https://miro.com/careers/?hub=Berlin&dep=All
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